Réserver pour septembre, organiser en août
Septembre est l'un des mois les plus denses de l'année pour le transport de groupe. Les écoles rouvrent, les déplacements d'entreprise reprennent, les salons, les congrès et les championnats reviennent.
Tout cela s'organise en août. Qui est le mois où le secteur répond le moins.
Deux calendriers qui ne se rencontrent pas
Celui qui doit boucler un voyage pour la mi-septembre travaille pendant les semaines centrales d'août. C'est le moment où se définissent les dates, le nombre de participants, les horaires et le budget.
De l'autre côté, beaucoup d'entreprises de transport ont, pendant ces mêmes semaines, un bureau en effectif réduit ou fermé. Les personnes qui s'occupent des devis sont en congé comme tout le monde.
Le résultat est prévisible : une demande envoyée à la mi-août reçoit une réponse en septembre. Entre-temps la date approche, et quand les réponses arrivent toutes en même temps, la disponibilité pour les premières semaines du mois s'est déjà réduite.
Il y a là un paradoxe. En août les véhicules sont là, parce que les écoles, les entreprises et les salons sont à l'arrêt et que la demande d'autocars est au plus bas de l'année. C'est la période où il serait le plus facile de trouver un autocar libre pour septembre. Et c'est la même période où il est le plus difficile d'obtenir une réponse.
Pourquoi chaque modification demande du temps
Il vaut la peine d'expliquer d'où vient cette lenteur, car elle ne tient pas à un manque de disponibilité de ceux qui travaillent dans le secteur.
Changer un détail d'un voyage ne signifie pas mettre à jour un chiffre sur un document. Cela signifie refaire trois vérifications.
- Le véhicule : avec le nouvel horaire ou la nouvelle date, cet autocar est-il encore libre ou déjà engagé ailleurs.
- Le chauffeur : les heures de conduite et les repos obligatoires sont des contraintes légales, et un décalage de quelques heures peut rendre un service non attribuable.
- L'itinéraire : une étape supplémentaire change le kilométrage, le temps de service et parfois l'accessibilité de la route pour un véhicule de 12 mètres.
Chaque modification est un recalcul complet. Quand c'est une personne qui le fait, cela prend du temps, et cette personne doit être présente. Quand cette personne est en congé, le recalcul n'a tout simplement pas lieu.
Ce que change la modification autonome de Quotabus
Sur Quotabus, l'itinéraire se construit et se modifie depuis la plateforme, sans envoyer de demande à personne.
On décale l'heure de départ, on change la date, on ajoute une étape, on met à jour le nombre de participants. Le système refait les vérifications et renvoie le prix actualisé pendant que vous êtes encore en train de modifier.
Le devis comprend le véhicule, le chauffeur, les kilomètres à vide, les péages et les parkings. Certains postes, comme les accès aux ZTL (zones à trafic limité) ou l'hébergement du chauffeur sur les voyages de plusieurs jours, se définissent une fois l'itinéraire confirmé, car ils dépendent du parcours final. Ils apparaissent toujours avant le paiement.
Ce qui compte en août, c'est que le comportement ne change jamais. Le 12 août à neuf heures du soir fonctionne comme un mardi d'octobre. Un système automatique ne part pas en congé, et cela pèse surtout dans les périodes où tout le reste ralentit.
L'effet se voit aussi en dehors du mois d'août
La conséquence la plus intéressante ne concerne pas les urgences, elle concerne la normalité.
Quand chaque modification coûte des jours d'attente, presque personne ne la demande. On accepte le premier devis compatible avec le budget et on conclut, parce que vérifier une hypothèse coûte plus de temps qu'elle ne pourrait en faire gagner.
Quand la modification ne coûte au contraire que quelques secondes, les hypothèses se testent. On découvre que partir à neuf heures plutôt qu'à sept change le prix, que retirer une étape le change encore, que décaler le retour au lendemain est parfois avantageux et parfois non.
La flexibilité dans le transport de groupe a toujours existé. C'étaient les délais de réponse qui la rendaient inutilisable.
L'essentiel
Un secteur où chaque décision passe par une boîte mail hérite du calendrier de celui qui lit cette boîte.
Les informations pour répondre existent déjà : disponibilité des véhicules, services des chauffeurs, kilomètres, coûts. Quand elles existent à l'intérieur d'un système plutôt que dans un échange d'e-mails, la réponse cesse de dépendre de la période de l'année.
Organiser un voyage de groupe ne devrait pas avoir de périodes de fermeture.
Vous pouvez construire et modifier votre itinéraire sur Quotabus à tout moment, y compris en août.