Location d'autocars : trois jours pour un devis, quand il arrive

Dans la location d'autocars, le délai moyen entre l'envoi d'une demande de devis et la réponse de l'opérateur est d'environ trois jours. C'est une moyenne qui inclut aussi ceux qui répondent en une heure, et qui ne compte pas les demandes restées sans réponse, une part importante du total.

Qui organise un voyage de groupe se prépare à négocier le prix. Très rarement à attendre aussi longtemps pour le connaître.

Trois jours par opérateur, bien plus pour le voyage

Pris isolément, le chiffre semble supportable. Il devient un problème dès que l'on considère comment se déroule réellement une recherche.

Personne ne demande un devis à un seul opérateur. On en contacte trois ou quatre, parce qu'un chiffre isolé ne dit pas si le prix est raisonnable. Dès lors, la décision ne dépend plus de la première réponse reçue, mais du moment où il en arrive assez pour pouvoir les comparer. Avec une moyenne de trois jours par réponse, ce moment arrive bien plus tard.

Le compteur repart ensuite à chaque précision. Combien de bagages, si le retour est prévu dans la journée, si l'heure de départ peut être décalée : chacune de ces questions ouvre un nouvel échange d'e-mails, avec ses propres délais. Un devis apparemment simple traverse souvent deux ou trois allers-retours complets avant de se transformer en un chiffre définitif.

Il faut y ajouter l'effet week-end. Une demande envoyée le jeudi après-midi commence, en pratique, à être traitée le lundi suivant.

Pourquoi un devis d'autocar demande du temps

Ces délais s'expliquent quand on regarde le travail qu'il y a derrière, plus conséquent qu'il n'y paraît de l'extérieur.

Un devis de location d'autocar ne se lit pas dans une grille tarifaire, il se construit à chaque fois. L'opérateur doit vérifier s'il dispose, à cette date précise, d'un véhicule libre de la capacité demandée, s'il peut affecter un conducteur en respectant les limites de conduite et les temps de repos obligatoires, et il doit calculer le trajet réel. Ce trajet inclut aussi les kilomètres à vide, ceux nécessaires pour amener l'autocar du dépôt au point de départ du groupe et pour le ramener à la fin, qui peuvent peser lourdement sur le total.

Dans la plupart des entreprises de transport, ce travail est assuré par une seule personne, presque toujours celle qui gère dans la journée les tours de service des conducteurs, les imprévus sur les voyages en cours et les groupes déjà partis. Les demandes de devis sont la seule chose sur son bureau qui ne correspond pas encore à un engagement pris, et c'est pour cela qu'elles passent après tout le reste.

Le secteur travaille avec des outils conçus pour gérer les voyages confirmés. Répondre en temps réel à quelqu'un qui est encore en train d'évaluer est une fonction que ces outils n'ont jamais eue.

Ce qui arrive à la disponibilité pendant ce temps

L'attente n'est pas un temps neutre, car la disponibilité des véhicules se consomme pendant qu'elle passe.

En période de pointe, les autocars libres à une date précise s'épuisent en quelques jours. Au cœur du printemps, quand des milliers d'établissements scolaires cherchent le même type de véhicule aux mêmes dates, la marge est encore plus étroite.

Il se crée ainsi une situation où l'attente dégrade la position de celui qui attend. On passe trois jours à attendre une réponse qui annonce l'absence de disponibilité, et pendant ces trois jours on a perdu la possibilité de se tourner vers quelqu'un d'autre alors que les véhicules étaient encore là.

Ce qui change avec un devis instantané sur Quotabus

Sur Quotabus, le devis apparaît pendant que l'on est encore en train de décrire l'itinéraire. Pas dans la journée, pas avant le soir, mais au moment même où l'on saisit les données du voyage.

La différence la plus importante concerne toutefois ce qui se passe ensuite. En décalant l'heure de départ, on voit immédiatement comment le prix change. Il en va de même en changeant la date, en ajoutant une étape ou en essayant un retour le lendemain. Chaque hypothèse coûte quelques secondes au lieu de plusieurs jours, ce qui signifie que toutes les hypothèses peuvent réellement être vérifiées, au lieu d'accepter la première solution disponible.

De plus, aucune demande de devis ne reste sans réponse lorsque le devis est instantané.

Un problème de latence

La location d'autocars a avant tout un problème de temps de réponse.

Toutes les informations nécessaires pour produire un devis existent déjà aujourd'hui. Les flottes sont connues, les tours de service des conducteurs sont planifiés, les trajets se calculent, les coûts sont déterminables. La donnée est répartie entre des centaines d'entreprises, chacune avec ses méthodes et ses feuilles de calcul, et presque toutes joignables uniquement par e-mail ou par téléphone.

Ce qui manque, c'est la couche logicielle qui rende tout cela interrogeable en temps réel. Et Quotabus l'a créée.

Vous pouvez construire votre devis sur Quotabus, recevoir le prix instantanément et voir comment il évolue au fil des modifications de l'itinéraire.