Für September buchen, im August organisieren

Der September ist einer der dichtesten Monate des Jahres für den Gruppentransport. Die Schulen öffnen wieder, Geschäftsreisen laufen erneut an, Messen, Kongresse und Ligabetrieb kehren zurück.

All das wird im August organisiert. Also in dem Monat, in dem die Branche am wenigsten antwortet.

Zwei Kalender, die sich nicht treffen

Wer eine Reise für Mitte September abschließen muss, arbeitet in den mittleren Augustwochen. Das ist der Moment, in dem Termine, Teilnehmerzahl, Uhrzeiten und Budget festgelegt werden.

Auf der anderen Seite haben viele Transportunternehmen genau in diesen Wochen ein reduziert besetztes oder geschlossenes Büro. Die Personen, die sich um die Angebote kümmern, sind im Urlaub wie alle anderen auch.

Das Ergebnis ist absehbar: Eine Mitte August verschickte Anfrage bekommt im September eine Antwort. Inzwischen rückt der Termin näher, und wenn die Antworten alle gleichzeitig eintreffen, hat sich die Verfügbarkeit für die ersten Wochen des Monats bereits verringert.

Darin liegt ein Paradox. Im August sind die Fahrzeuge da, denn Schulen, Unternehmen und Messen ruhen und die Nachfrage nach Bussen ist auf dem Jahrestiefstand. Es ist der Zeitraum, in dem es am einfachsten wäre, einen freien Bus für September zu finden. Und es ist derselbe Zeitraum, in dem es am schwersten ist, eine Antwort zu bekommen.

Warum jede Änderung Zeit kostet

Es lohnt sich zu erklären, woher die Langsamkeit kommt, denn sie liegt nicht an mangelnder Bereitschaft der Menschen, die in der Branche arbeiten.

Ein Detail einer Reise zu ändern bedeutet nicht, eine Zahl in einem Dokument zu aktualisieren. Es bedeutet, drei Prüfungen neu durchzuführen.

• Das Fahrzeug: Ist dieser Bus mit der neuen Uhrzeit oder dem neuen Datum noch frei oder bereits anderweitig eingeplant.
• Der Fahrer: Lenkzeiten und vorgeschriebene Ruhezeiten sind gesetzliche Vorgaben, und eine Verschiebung um wenige Stunden kann eine Schicht nicht mehr zuteilbar machen.
• Die Strecke: Ein zusätzlicher Halt verändert die Kilometer, die Einsatzzeit und manchmal die Befahrbarkeit der Straße für ein 12 Meter langes Fahrzeug.

Jede Änderung ist eine vollständige Neuberechnung. Wenn ein Mensch sie vornimmt, kostet sie Zeit, und dieser Mensch muss anwesend sein. Wenn diese Person im Urlaub ist, findet die Neuberechnung überhaupt nicht statt.

Was sich mit der eigenständigen Änderung bei Quotabus verändert

Auf Quotabus wird die Reiseroute direkt auf der Plattform erstellt und geändert, ohne dass Anfragen an irgendjemanden verschickt werden.

Man verschiebt die Abfahrtszeit, ändert das Datum, fügt einen Halt hinzu, aktualisiert die Teilnehmerzahl. Das System führt die Prüfungen erneut durch und liefert den aktualisierten Preis, während man noch dabei ist zu ändern.

Das Angebot umfasst Fahrzeug, Fahrer, Leerkilometer, Maut und Parkgebühren. Einzelne Posten, etwa die Einfahrten in ZTL (verkehrsberuhigte Zonen) oder die Übernachtung des Fahrers bei mehrtägigen Reisen, werden festgelegt, sobald die Reiseroute bestätigt ist, weil sie von der endgültigen Strecke abhängen. Sie erscheinen immer vor der Zahlung.

Was im August zählt, ist, dass sich das Verhalten nie ändert. Der 12. August um neun Uhr abends funktioniert wie ein Dienstag im Oktober. Ein automatisches System geht nicht in Urlaub, und das fällt vor allem in den Zeiträumen ins Gewicht, in denen alles andere langsamer wird.

Der Effekt zeigt sich auch außerhalb des August

Die interessanteste Folge betrifft nicht die Notfälle, sie betrifft den Normalfall.

Wenn jede Änderung Tage des Wartens kostet, fragt sie fast niemand an. Man nimmt das erste zum Budget passende Angebot an und schließt ab, weil das Prüfen einer Alternative mehr Zeit kostet, als sie einsparen könnte.

Wenn die Änderung dagegen wenige Sekunden kostet, werden Alternativen ausprobiert. Man stellt fest, dass eine Abfahrt um neun statt um sieben den Preis verändert, dass das Streichen eines Halts ihn noch einmal verändert, dass die Verlegung der Rückfahrt auf den Folgetag sich manchmal lohnt und manchmal nicht.

Flexibilität im Gruppentransport hat es immer gegeben. Es waren die Antwortzeiten, die sie unbrauchbar gemacht haben.

Der Punkt

Eine Branche, in der jede Entscheidung über ein Postfach läuft, erbt den Kalender derjenigen, die dieses Postfach lesen.

Die Informationen für eine Antwort sind bereits vorhanden: Fahrzeugverfügbarkeit, Fahrerschichten, Kilometer, Kosten. Wenn sie in einem System existieren statt in einem E-Mail-Austausch, hängt die Antwort nicht mehr von der Jahreszeit ab.

Die Organisation einer Gruppenreise sollte keine Schließzeiten haben.

Sie können Ihre Reiseroute auf Quotabus jederzeit erstellen und ändern, auch im August.