Busvermietung: drei Tage für ein Angebot – wenn es denn kommt

Bei der Busvermietung liegt die durchschnittliche Zeit zwischen dem Versand einer Angebotsanfrage und der Antwort des Anbieters bei etwa drei Tagen. In diesem Durchschnitt sind auch diejenigen enthalten, die innerhalb einer Stunde antworten, und nicht mitgezählt sind die Anfragen, die unbeantwortet bleiben – ein beträchtlicher Teil des Gesamtvolumens.

Wer eine Gruppenreise organisiert, ist darauf eingestellt, über den Preis zu verhandeln. Nur selten darauf, so lange zu warten, um ihn überhaupt zu erfahren.

Drei Tage pro Anbieter, deutlich mehr für die Reise

Für sich genommen wirkt die Zahl erträglich. Zum Problem wird sie, sobald man betrachtet, wie eine Suche tatsächlich abläuft.

Niemand holt ein Angebot bei nur einem Anbieter ein. Man kontaktiert drei oder vier, weil eine einzelne Zahl nichts darüber aussagt, ob der Preis angemessen ist. Von da an hängt die Entscheidung nicht mehr von der ersten eingegangenen Antwort ab, sondern von dem Zeitpunkt, an dem genügend Antworten vorliegen, um sie vergleichen zu können. Bei durchschnittlich drei Tagen pro Antwort liegt dieser Zeitpunkt deutlich später.

Danach beginnt die Zählung bei jeder Rückfrage von vorn. Wie viel Gepäck mitgeführt wird, ob die Rückfahrt am selben Tag vorgesehen ist, ob sich die Abfahrtszeit verschieben lässt: Jede dieser Fragen eröffnet einen neuen E-Mail-Wechsel mit eigenen Laufzeiten. Ein scheinbar einfaches Angebot durchläuft oft zwei oder drei vollständige Runden, bevor daraus eine endgültige Zahl wird.

Hinzu kommt der Wochenendeffekt. Eine am Donnerstagnachmittag verschickte Anfrage wird in der Praxis erst am darauffolgenden Montag bearbeitet.

Warum ein Busangebot Zeit braucht

Die langen Fristen erklären sich, wenn man die dahinterliegende Arbeit betrachtet, die umfangreicher ist, als es von außen wirkt.

Ein Angebot für die Busvermietung lässt sich nicht aus einer Preisliste ablesen, es muss jedes Mal neu erstellt werden. Der Anbieter muss prüfen, ob an genau diesem Datum ein Fahrzeug der gewünschten Kapazität frei ist, ob sich ein Fahrer unter Einhaltung der Lenkzeitbeschränkungen und der vorgeschriebenen Ruhezeiten einteilen lässt, und er muss die tatsächliche Strecke berechnen. Zur Strecke gehören auch die Leerkilometer, also jene, die nötig sind, um den Bus vom Depot zum Abfahrtsort der Gruppe zu bringen und ihn am Ende zurückzuführen, und sie können stark ins Gewicht fallen.

In den meisten Transportunternehmen erledigt diese Arbeit eine einzige Person, fast immer dieselbe, die im Tagesgeschäft die Fahrerdienstpläne, die Zwischenfälle bei laufenden Fahrten und die bereits abgereisten Gruppen betreut. Angebotsanfragen sind das Einzige auf ihrem Schreibtisch, dem noch keine verbindliche Zusage entspricht, und genau deshalb landen sie hinter allem anderen in der Warteschlange.

Die Branche arbeitet mit Werkzeugen, die für die Verwaltung bestätigter Fahrten gedacht sind. In Echtzeit jemandem zu antworten, der noch abwägt, ist eine Funktion, die diese Werkzeuge nie hatten.

Was in der Zwischenzeit mit der Verfügbarkeit passiert

Warten ist keine neutrale Zeit, denn die Fahrzeugverfügbarkeit verbraucht sich, während sie vergeht.

In Spitzenzeiten sind die an einem bestimmten Datum freien Busse innerhalb weniger Tage vergriffen. In den mittleren Frühjahrswochen, wenn Tausende von Schulen an denselben Tagen denselben Fahrzeugtyp suchen, ist der Spielraum noch enger.

So entsteht eine Situation, in der das Warten die Position des Wartenden verschlechtert. Man wartet drei Tage auf eine Antwort, die mitteilt, dass nichts verfügbar ist, und in diesen drei Tagen hat man die Möglichkeit verloren, sich an jemand anderen zu wenden, solange die Fahrzeuge noch da waren.

Was sich mit einem Sofortangebot auf Quotabus ändert

Auf Quotabus erscheint das Angebot, während man die Reiseroute noch beschreibt. Nicht im Laufe des Tages und nicht bis zum Abend, sondern in genau dem Moment, in dem die Reisedaten eingegeben werden.

Der wichtigste Unterschied betrifft jedoch das, was danach passiert. Verschiebt man die Abfahrtszeit, sieht man sofort, wie sich der Preis verändert. Dasselbe gilt, wenn man das Datum ändert, einen Halt hinzufügt oder die Rückfahrt am Folgetag ausprobiert. Jede Variante kostet Sekunden statt Tage, und das bedeutet, dass sich wirklich alle Varianten durchspielen lassen, statt die erste verfügbare Lösung zu akzeptieren.

Zudem bleibt keine Angebotsanfrage unbeantwortet, wenn das Angebot sofort erstellt wird.

Ein Latenzproblem

Die Busvermietung hat vor allem ein Problem mit den Antwortzeiten.

Sämtliche Informationen, die für die Erstellung eines Angebots nötig sind, existieren bereits heute. Die Flotten sind bekannt, die Fahrerdienstpläne sind geplant, die Strecken lassen sich berechnen, die Kosten sind bestimmbar. Die Daten verteilen sich auf Hunderte von Unternehmen, jedes mit eigenen Methoden und eigenen Tabellen, und fast alle sind nur per E-Mail oder Telefon erreichbar.

Es fehlt die Softwareebene, die all das in Echtzeit abfragbar macht. Und Quotabus hat sie geschaffen.

Sie können Ihr Angebot auf Quotabus zusammenstellen, den Preis sofort erhalten und sehen, wie er sich mit der Reiseroute verändert.