INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

(artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 679/2016)

La presente informativa descrive il trattamento di dati personali immessi o raccolti sulla piattaforma https://www.quotabus.com/ (di seguito la "Piattaforma"), nonché dei dati personali trattati da Quotabus nelle comunicazioni con clienti, potenziali clienti e operatori (ad esempio, via email) ed è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito "GDPR") e della normativa nazionale in tema di privacy e protezione dei dati personali applicabile.

La presente Informativa si applica a qualsiasi persona fisica i cui dati personali sono trattati da Quotabus in relazione alla Piattaforma e ai servizi offerti, anche quando tali dati non sono raccolti direttamente presso l'interessato. Ai fini del presente documento:

Lo scopo di questa informativa è quello di fornire informazioni complete su come Quotabus raccoglie, utilizza, conserva, divulga ed elabora i dati personali degli Utenti quando agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali. Il titolare, così come definito dall'art. 4, par. 1 n. 7 GDPR, è il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei suoi dati personali (di seguito i "Dati Personali" ).

D'altra parte, anche gli Utenti Professionali trattano dati personali in qualità di titolare del trattamento, in particolare quando trattano i dati dei loro clienti finali. In questi casi,Quotabus agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati. Ciò significa che sono gli Utenti Professionali a stabilire le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali, mentre Quotabus effettua operazioni di trattamento su incarico dell'Utente Professionale e seguendone le istruzioni ai sensi e per gli effetti dell'art. 28 GDPR.

La presente Informativa si concentra principalmente sul ruolo di Quotabus quale titolare autonomo del trattamento. Tuttavia, vengono fornite informazioni generali sul ruolo di Quotabus quale responsabile esterno del trattamento.

L'Utente Professionale è tenuto a fornire al Cliente Finale la propria informativa sul trattamento dei dati personali. Le informazioni fornite nel presente documento non sostituiscono l'informativa resa dall'Utente Professionale al Cliente Finale.

1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il titolare del trattamento dei Dati Personali è Quotabus s.r.l., (C.F. e P.IVA 06086330872) con sede legale in Via Stadio 20 - 95020 - Aci Bonaccorsi (CT) in persona del legale rappresentante pro tempore (di seguito "Quotabus" o la "Società" o il "Titolare").

Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei Dati Personali è possibile contattare il Titolare all'indirizzo email info@quotabus.com o all'indirizzo PEC quotabus@pec.it.

2. QUALI TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI TRATTIAMO

Le tipologie di Dati Personali che raccogliamo dipendono dalla finalità per cui sono raccolti e dalla tipologia di utente.

In generale, possiamo raccogliere direttamente le seguenti tipologie di Dati Personali:

Il trattamento ha ad oggetto anche le operazioni o il complesso di operazioni concernenti dati raccolti anche tramite utilizzo di cookie, la cui policy si richiama integralmente, visualizzabile al seguente link: Cookie Policy.

La Piattaforma non è destinata all'uso diretto da parte di minori di 18 anni. Per i viaggi con minori (ad esempio, gite scolastiche) Quotabus tratta, per quanto possibile, solo il numero dei partecipanti e i dati degli adulti referenti.

3. DA DOVE PROVENGONO I DATI PERSONALI

I Dati Personali sono raccolti di norma direttamente presso l'interessato (moduli del sito, registrazione alla Piattaforma, email o telefonate). In alcuni casi provengono da terzi:

4. PERCHÉ TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI E SU QUALI BASI GIURIDICHE

Il trattamento dei Dati Personali da parte del Titolare avviene:

A) SENZA IL SUO CONSENSO ESPRESSO (art. 6 lett. b), c), f) GDPR), per le seguenti finalità:

4.1 Finalità contrattuali e precontrattuali (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)

Per gli Utenti Professionali:

Per i Clienti Finali e i Passeggeri (trattamento effettuato da Quotabus in qualità di Titolare quando il viaggio è richiesto o prenotato tramite i servizi di agenzia di viaggio di Quotabus, e in qualità di Responsabile per conto dell'Utente Professionale quando la richiesta è inviata tramite il modulo o gli strumenti di quest'ultimo):

Il conferimento dei dati per queste finalità è obbligatorio. Il mancato conferimento comporta l'impossibilità di concludere o eseguire il contratto e di erogare i servizi richiesti.

4.2 Finalità basate su obblighi di legge (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR)

Il conferimento dei dati per queste finalità è obbligatorio per legge.

4.3 Finalità basate sul legittimo interesse del Titolare (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)

4.4 Contatto di Potenziali Clienti (Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)

Quotabus può contattare i Potenziali Clienti con dati professionali, nei limiti di legge (e, se richiesto, solo con consenso). Ogni comunicazione indica chi è Quotabus e consente di opporsi gratuitamente.

B) SOLO PREVIO SUO SPECIFICO E DISTINTO CONSENSO (art. 6 lett. a) e art. 7 GDPR), per le seguenti finalità:

4.5 Finalità di marketing diretto (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR - Consenso)

Con il Suo consenso esplicito, i dati potranno essere trattati per:

4.6 Comunicazione dati a business partner (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR - Consenso)

Con il Suo consenso esplicito, i Dati Personali potranno essere comunicati a:

Qualora Lei abbia negato il Suo consenso non sarà possibile svolgere le predette attività di cui ai punti 4.5 e 4.6 e qualora Lei abbia espresso il consenso alle attività di trattamento avrà in ogni caso il diritto di revocare, in ogni momento, il consenso dato.

Il conferimento del consenso per le finalità di marketing e comunicazione a business partner è facoltativo. Il rifiuto o la revoca del consenso non pregiudica l'utilizzo dei servizi della piattaforma.

C) CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI (art. 9 GDPR)

4.7 Quotabus non richiede dati sulla salute. Per esigenze di viaggio (ad esempio un posto per sedia a rotelle) indicare solo l'esigenza, senza il nome. Se il nome è necessario, serve il consenso esplicito dell'interessato (o di chi esercita la responsabilità genitoriale). Il dato si usa solo per il viaggio e si comunica solo all'operatore.

5. UTILIZZO DI STRUMENTI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Per il lavoro interno, Quotabus usa Claude (Anthropic, piano Team), collegato a Outlook e usato per consultare la Piattaforma. Claude può quindi trattare i dati presenti nelle email e nella Piattaforma (bozze di email e preventivi, ricerca operatori). Il trattamento ha le stesse basi giuridiche delle attività che supporta (paragrafi 4.1-4.4). Una persona di Quotabus rivede preventivi e comunicazioni rilevanti prima dell'invio; non ci sono decisioni automatizzate (art. 22 GDPR). Anthropic è responsabile del trattamento, non usa i dati per addestrare i modelli e li conserva negli Stati Uniti (sezione 9). Il personale non inserisce dati non necessari (documenti di identità, pagamenti, dati sanitari). Le conversazioni si conservano solo per il tempo necessario (sezione 6).

6. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO E TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI

I Dati Personali saranno trattati dal Titolare per il solo periodo di tempo necessario al raggiungimento delle finalità del trattamento di cui al precedente articolo 4, dopodiché verranno conservati unicamente in esecuzione degli obblighi di legge vigenti in materia, per finalità di tipo amministrativo e/o per far valere o difendere un proprio diritto e, comunque, non oltre i termini fissati dalla legge per la prescrizione dei diritti.

In particolare:

Dati per finalità contrattuali:

  • Per la durata del rapporto contrattuale;
  • Successivamente, per 10 anni dalla cessazione del rapporto per adempiere agli obblighi fiscali e contabili previsti dalla legge;

Dati per richieste di preventivo e demo non convertite:

  • 24 mesi dalla richiesta, salvo consenso a finalità di marketing;

Dati per finalità di marketing:

  • I Suoi Dati Personali saranno conservati dal Titolare al massimo per due anni dall'ultimo contatto o interazione attiva;
  • Fino a revoca del consenso;

Dati dei Potenziali Clienti:

  • Al massimo 12 mesi dall'ultimo contatto senza risposta; in caso di opposizione, conserviamo solo l'indirizzo email per non ricontattare l'interessato;

Elenchi dei Passeggeri ed esigenze particolari:

  • Non oltre 90 giorni dalla data del viaggio, salvo obblighi di legge;

Conversazioni con Claude:

  • Conservate solo per il tempo necessario al lavoro cui si riferiscono, poi cancellate;

Dati di navigazione e cookie:

  • Massimo 6 mesi per cookie tecnici;
  • Periodo variabile per altri cookie (come da cookie policy);

Dati per obblighi di legge:

  • Per i termini previsti dalle specifiche normative di riferimento;

Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

7. COME TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI

I Dati Personali sono sottoposti a trattamento elettronico e/o automatizzato per il tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti da parte del Titolare o da parte di soggetti debitamente autorizzati e/o incaricati all'assolvimento di tali compiti, costantemente identificati e/o nominati, opportunamente istruiti e resi edotti dai vincoli imposti dalla legge.

Il trattamento è effettuato mediante:

Sono adottate misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate atte a garantire la tutela della riservatezza e ad evitare i rischi di perdita o distruzione, di accessi non autorizzati, di trattamenti non consentiti o non conformi alle finalità di cui sopra.

8. A CHI POSSIAMO COMUNICARE I SUOI DATI PERSONALI

Per le finalità sopra indicate i Dati Personali raccolti potranno essere resi accessibili o comunicati:

8.1 Personale autorizzato del Titolare

Dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento, nell'ambito delle rispettive mansioni e in conformità alle istruzioni ricevute. Tali individui sono comunque soggetti agli obblighi di confidenzialità e riservatezza;

8.2 Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR)

I principali responsabili del trattamento di cui Quotabus si avvale sono:

L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto in qualsiasi momento scrivendo a info@quotabus.com.

8.3 Operatori di noleggio autobus

I dati necessari al viaggio (ad esempio, nome e telefono del capogruppo, luoghi e orari) sono comunicati all'operatore che esegue il viaggio, il quale li tratta come titolare autonomo.

8.4 Altri destinatari

8.5 Business partner (solo con specifico consenso)

In ogni caso i Suoi dati personali raccolti non saranno rivenduti o trasferiti a terzi per finalità di marketing senza il Suo consenso e non saranno oggetto di diffusione.

9. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI FUORI DALL'AREA UE

La gestione e la conservazione dei Dati Personali avverranno prioritariamente in Europa. Alcuni fornitori (in particolare Anthropic, Microsoft, Google e Stripe) hanno sede negli Stati Uniti o possono trattare i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. I dati trattati tramite Claude sono conservati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento si basa sull'EU-U.S. Data Privacy Framework (per i fornitori certificati) o sulle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR), come nel caso di Anthropic.

Può ottenere una copia delle garanzie adottate scrivendo a info@quotabus.com.

10. I SUOI DIRITTI

Ai sensi degli artt. 15 e ss. del GDPR e della normativa nazionale in tema di privacy e protezione dei dati personali applicabile, Lei ha il diritto di:

Art. 15 GDPR - Diritto di accesso

Ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

Art. 16 GDPR - Diritto di rettifica e integrazione

Ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 GDPR - Diritto alla cancellazione (diritto all'oblio)

Ottenere dal Titolare la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo nei limiti e nei casi previsti dalla vigente normativa, in particolare quando:

Art. 18 GDPR - Diritto di limitazione del trattamento

Ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento quando:

Art. 20 GDPR - Diritto alla portabilità dei dati

Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano forniti al Titolare e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati.

Art. 21 GDPR - Diritto di opposizione

Opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che La riguardano se:

Revoca del consenso

Revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per le finalità di marketing e comunicazione a business partner, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Modalità di esercizio dei diritti

Il Titolare a seguito dell'esercizio dei diritti di rettifica, cancellazione e limitazione comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento nei limiti e nelle forme previste dalla vigente normativa.

Per esercitare i diritti sopra elencati verso il Titolare, Lei dovrà presentare richiesta scritta inviando:

Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla richiesta (prorogabili di ulteriori 60 giorni in casi di particolare complessità, dandone comunicazione all'interessato).

11. COOKIE E TECNOLOGIE SIMILI

Il sito web www.quotabus.com utilizza cookie e tecnologie di tracciamento simili per garantire il corretto funzionamento della piattaforma e migliorare l'esperienza di navigazione.

Per informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzati, le finalità, i tempi di conservazione e le modalità di gestione del consenso, si rimanda alla specifica Cookie Policy disponibile sul sito web all'indirizzo: Cookie Policy.

12. DIRITTO DI RECLAMO ALL'AUTORITÀ DI CONTROLLO

Qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati violati dal Titolare, ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del GDPR:

Garante per la protezione dei dati personali

Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma (RM)

Tel: +39 06.696771

Fax: +39 06.69677.3785

E-mail: garante@gpdp.it

PEC: protocollo@pec.gpdp.it

Sito web: www.garanteprivacy.it

13. COSA ACCADE IN CASO DI MODIFICA ALLA PRIVACY POLICY

La presente informativa potrà essere, in qualsiasi momento, modificata e/o aggiornata dal Titolare per adeguarla a eventuali variazioni normative, organizzative o tecnologiche.

Qualora il Titolare intenda trattare i Dati Personali per finalità diverse rispetto a quelle previste al precedente art. 4, si impegna a fornire, prima di tale ulteriore trattamento, adeguate informazioni in merito a tali diverse finalità e di effettuare tale ulteriore trattamento nel rispetto della normativa vigente raccogliendo ove necessario il Suo specifico consenso.

La presente Privacy Policy è stata aggiornata il 25 Settembre 2026.