INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

(art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016)

La presente informativa descrive il trattamento di dati personali immessi o raccolti sulla piattaforma https://www.quotabus.com/ (di seguito la "Piattaforma") ed è resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito "GDPR") e della normativa nazionale in tema di privacy e protezione dei dati personali applicabile.

La presente Informativa si applica a qualsiasi persona fisica che utilizza la Piattaforma. Ai fini del presente documento:

• per Utente Professionale che si registra sulla piattaforma si intende l'operatore di noleggio autobus o la persona giuridica che ha stipulato con Quotabus un contratto di prestazione di servizi avente ad oggetto l'utilizzo della piattaforma per la gestione di preventivi, comunicazioni e pagamenti relativi ai servizi di noleggio autobus.

• per Utente Finale/Cliente si intende la persona fisica o giuridica che richiede preventivi o servizi di noleggio autobus tramite la Piattaforma.

Lo scopo di questa informativa è quello di fornire informazioni complete su come Quotabus raccoglie, utilizza, conserva, divulga ed elabora i dati personali degli Utenti quando agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali. Il titolare, così come definito dall'art. 4, par. 1 n. 7 GDPR, è il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei suoi dati personali (di seguito i "Dati Personali" ).

D'altra parte, anche gli Utenti Professionali trattano dati personali in qualità di titolare del trattamento, in particolare quando trattano i dati dei loro clienti finali. In questi casi,Quotabus agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati. Ciò significa che sono gli Utenti Professionali a stabilire le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali, mentre Quotabus effettua operazioni di trattamento su incarico dell'Utente Professionale e seguendone le istruzioni ai sensi e per gli effetti dell'art. 28 GDPR.

La presente Informativa si concentra principalmente sul ruolo di Quotabus quale titolare autonomo del trattamento. Tuttavia, vengono fornite informazioni generali sul ruolo di Quotabus quale responsabile esterno del trattamento.

L'Utente Professionale è tenuto a fornire al Cliente Finale la propria informativa sul trattamento dei dati personali. Le informazioni fornite nel presente documento non sostituiscono l'informativa resa dall'Utente Professionale al Cliente Finale.

1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il titolare del trattamento dei Dati Personali è Quotabus s.r.l., (C.F. e P.IVA 06086330872) con sede legale in Via Stadio 20 - 95020 - Aci Bonaccorsi (CT) in persona del legale rappresentante pro tempore (di seguito "Quotabus" o la "Società" o il "Titolare").

2. QUALI TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI TRATTIAMO

Le tipologie di Dati Personali che raccogliamo dipendono dalla finalità per cui sono raccolti e dalla tipologia di utente.

In generale, possiamo raccogliere direttamente le seguenti tipologie di Dati Personali:

• a) Quanto all'Utente Professionale:

  • Dati identificativi e di contatto del legale rappresentante o del referente aziendale (a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, ragione sociale, indirizzo di posta elettronica, numero telefonico, P.IVA, Codice Fiscale) forniti anche per il tramite del modulo di registrazione sul sito o del form di richiesta demo;
  • Dati aziendali relativi all'operatore di noleggio autobus (denominazione, sede, dati di iscrizione);
  • Dati relativi ai veicoli e alla flotta (caratteristiche autobus, disponibilità);
  • Dati contrattuali e di fatturazione;

• b) Quanto al Cliente Finale:

  • Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, ragione sociale, c.f. / p.i., indirizzo email, numero di telefono);
  • Dati relativi alle richieste di preventivo e prenotazioni (luogo di partenza, destinazione, numero di passeggeri, date del viaggio, eventuali note aggiuntive);
  • Dati di pagamento (informazioni sulla transazione, gestite tramite provider certificati);

• c) Per tutti gli Utenti:

  • Dati Personali direttamente forniti per il tramite di comunicazioni o di allegati alle comunicazioni (email, chat, messaggi);
  • Dati d'uso, di visualizzazione e tecnici, ivi compresi l'identificativo del dispositivo o l'indirizzo IP dell'utente, il momento in cui l'utente visita il sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

Il trattamento ha ad oggetto anche le operazioni o il complesso di operazioni concernenti dati raccolti anche tramite utilizzo di cookie, la cui policy si richiama integralmente, visualizzabile al seguente link: Cookie Policy.

3. PERCHÉ TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI E SU QUALI BASI GIURIDICHE

Il trattamento dei Dati Personali da parte del Titolare avviene:

A) SENZA IL SUO CONSENSO ESPRESSO (art. 6 lett. b), c), f) GDPR), per le seguenti finalità:

3.1 Finalità contrattuali e precontrattuali (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)

Per gli Utenti Professionali:

• Concludere contratti con il Titolare per l'utilizzo della piattaforma;
• Gestire le richieste di demo e presentazioni della piattaforma;
• Erogare i servizi della piattaforma (calcolo preventivi automatico, gestione comunicazioni, tracciamento conversazioni, elaborazione pagamenti);
• Fornire supporto tecnico e assistenza clienti;
• Gestione del rapporto commerciale e contrattuale;

Per i Clienti Finali (trattamento effettuato da Quotabus in qualità di Responsabile per conto dell'Utente Professionale):

• Elaborazione delle richieste di preventivo per servizi di noleggio autobus;
• Calcolo automatico di km totali, km a vuoto, IVA per paese, prezzi stimati;
• Comunicazioni automatizzate via email e chat relative alle richieste;
• Gestione delle prenotazioni e dei pagamenti;

Il conferimento dei dati per queste finalità è obbligatorio. Il mancato conferimento comporta l'impossibilità di concludere o eseguire il contratto e di erogare i servizi richiesti.

3.2 Finalità basate su obblighi di legge (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR)

• Adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti in essere;
• Adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell'Autorità (obblighi contabili, fiscali, antiriciclaggio);
• Conservazione della documentazione amministrativa per i termini di legge;
• Gestione di contenziosi e richieste da parte di autorità competenti;

Il conferimento dei dati per queste finalità è obbligatorio per legge.

3.3 Finalità basate sul legittimo interesse del Titolare (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)

• Perseguire un legittimo interesse del Titolare o di terzi, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o i Suoi diritti e le libertà fondamentali che richiedono la protezione dei dati personali;
• Tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria (diritto di difesa in giudizio);
• Miglioramento dei servizi della piattaforma attraverso analisi statistiche aggregate;
• Monitoraggio delle performance del sistema e ottimizzazione dell'esperienza utente;
• Prevenzione di frodi e abusi sulla piattaforma;
• Protezione della sicurezza informatica e gestione di incidenti di sicurezza;
• Marketing di servizi analoghi a quelli già utilizzati (soft spam), con diritto di opposizione sempre garantito;

B) SOLO PREVIO SUO SPECIFICO E DISTINTO CONSENSO (art. 6 lett. a) e art. 7 GDPR), per le seguenti finalità:

3.4 Finalità di marketing diretto (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR - Consenso)

Con il Suo consenso esplicito, i dati potranno essere trattati per:

• Inviare via e-mail, posta e/o SMS e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti e servizi offerti dal Titolare;
• Inviare comunicazioni relative a nuove funzionalità della piattaforma, aggiornamenti e offerte commerciali;
• Effettuare attività di rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi;

3.5 Comunicazione dati a business partner (Base giuridica: Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR - Consenso)

Con il Suo consenso esplicito, i Dati Personali potranno essere comunicati a:

• Inviare via e-mail, posta e/o SMS e/o contatti telefonici comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi, quali business partner del settore trasporti, turismo e servizi complementari;
• Partner tecnologici per l'integrazione di servizi;

Qualora Lei abbia negato il Suo consenso non sarà possibile svolgere le predette attività di cui ai punti 3.4 e 3.5 e qualora Lei abbia espresso il consenso alle attività di trattamento avrà in ogni caso il diritto di revocare, in ogni momento, il consenso dato.

Il conferimento del consenso per le finalità di marketing e comunicazione a business partner è facoltativo. Il rifiuto o la revoca del consenso non pregiudica l'utilizzo dei servizi della piattaforma.

4. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO E TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI

I Dati Personali saranno trattati dal Titolare per il solo periodo di tempo necessario al raggiungimento delle finalità del trattamento di cui al precedente articolo 3, dopodiché verranno conservati unicamente in esecuzione degli obblighi di legge vigenti in materia, per finalità di tipo amministrativo e/o per far valere o difendere un proprio diritto e, comunque, non oltre i termini fissati dalla legge per la prescrizione dei diritti.

Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

5. COME TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI

I Dati Personali sono sottoposti a trattamento elettronico e/o automatizzato per il tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti da parte del Titolare o da parte di soggetti debitamente autorizzati e/o incaricati all'assolvimento di tali compiti, costantemente identificati e/o nominati, opportunamente istruiti e resi edotti dai vincoli imposti dalla legge.

Il trattamento è effettuato mediante:

• Sistemi informatici e telematici;
• Software di CRM e gestione preventivi;
• Piattaforme cloud sicure;

Sono adottate misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate atte a garantire la tutela della riservatezza e ad evitare i rischi di perdita o distruzione, di accessi non autorizzati, di trattamenti non consentiti o non conformi alle finalità di cui sopra.

6. A CHI POSSIAMO COMUNICARE I SUOI DATI PERSONALI

Per le finalità sopra indicate i Dati Personali raccolti potranno essere resi accessibili o comunicati:

6.1 Personale autorizzato del Titolare

Dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento, nell'ambito delle rispettive mansioni e in conformità alle istruzioni ricevute. Tali individui sono comunque soggetti agli obblighi di confidenzialità e riservatezza;

6.2 Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR)

• Terzi soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare ai quali sono affidate talune attività, o parte di esse, funzionali all'erogazione e alla distribuzione dei servizi offerti tramite la piattaforma:
  • Società di hosting e cloud computing;
  • Provider di servizi di email marketing;
  • Fornitori di servizi di pagamento;
  • Programmatori, sistemisti e amministratori di database;
  • Società di assistenza tecnica e manutenzione IT;
  • Fornitori di servizi di analisi web;
  • Software gestionali e/o di marketing in cloud;

6.3 Altri destinatari

• Consulenti e professionisti (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, commercialisti);
• Società di recupero credito (se necessario);
• Istituti bancari e finanziari per la gestione dei pagamenti;
• Tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, nonché degli obblighi derivanti dalla legge;
• Tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;

6.4 Business partner (solo con specifico consenso)

• Partner commerciali del settore trasporti, turismo e servizi complementari (solo previo Suo specifico consenso);

In ogni caso i Suoi dati personali raccolti non saranno rivenduti o trasferiti a terzi per finalità di marketing senza il Suo consenso e non saranno oggetto di diffusione.

7. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI FUORI DALL'AREA UE

La gestione e la conservazione dei Dati Personali avverranno prioritariamente in Europa. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di far trattare i Dati Personali fuori dall'Area Economica Europea (EEA).

In tal caso, il Titolare assicura sin da ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili e del GDPR.

8. I SUOI DIRITTI

Ai sensi degli artt. 15 e ss. del GDPR e della normativa nazionale in tema di privacy e protezione dei dati personali applicabile, Lei ha il diritto di:

Art. 15 GDPR - Diritto di accesso

Ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

• Le finalità del trattamento;
• Le categorie di dati personali in questione;
• I destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
• Quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
• L'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
• Il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo;
• Qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
• L'esistenza di un processo decisionale automatizzato;

Art. 16 GDPR - Diritto di rettifica e integrazione

Ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 GDPR - Diritto alla cancellazione (diritto all'oblio)

Ottenere dal Titolare la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo nei limiti e nei casi previsti dalla vigente normativa, in particolare quando:

• I dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti;
• L'interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico;
• L'interessato si oppone al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente;
• I dati personali sono stati trattati illecitamente;
• I dati devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale;

Art. 18 GDPR - Diritto di limitazione del trattamento

Ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento quando:

• L'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare per verificare l'esattezza;
• Il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;
• Benché il titolare non ne abbia più bisogno, i dati sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• L'interessato si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare;

Art. 20 GDPR - Diritto alla portabilità dei dati

Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano forniti al Titolare e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati.

Art. 21 GDPR - Diritto di opposizione

Opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che La riguardano se:

• Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare;
• Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi;
• Opposizione assoluta: per finalità di marketing diretto (incluso soft spam), senza necessità di fornire motivazioni;

Revoca del consenso

Revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per le finalità di marketing e comunicazione a business partner, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Modalità di esercizio dei diritti

Il Titolare a seguito dell'esercizio dei diritti di rettifica, cancellazione e limitazione comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento nei limiti e nelle forme previste dalla vigente normativa.

Per esercitare i diritti sopra elencati verso il Titolare, Lei dovrà presentare richiesta scritta inviando:

• Pec all'indirizzo: quotabus@pec.it
• E-mail al seguente indirizzo: privacy@quotabus.com

Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla richiesta (prorogabili di ulteriori 60 giorni in casi di particolare complessità, dandone comunicazione all'interessato).

9. COOKIE E TECNOLOGIE SIMILI

Il sito web www.quotabus.com utilizza cookie e tecnologie di tracciamento simili per garantire il corretto funzionamento della piattaforma e migliorare l'esperienza di navigazione.

Per informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzati, le finalità, i tempi di conservazione e le modalità di gestione del consenso, si rimanda alla specifica Cookie Policy disponibile sul sito web all'indirizzo: Cookie Policy.

10. DIRITTO DI RECLAMO ALL'AUTORITÀ DI CONTROLLO

Qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati violati dal Titolare, ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del GDPR:

11. COSA ACCADE IN CASO DI MODIFICA ALLA PRIVACY POLICY

La presente informativa potrà essere, in qualsiasi momento, modificata e/o aggiornata dal Titolare per adeguarla a eventuali variazioni normative, organizzative o tecnologiche.

Qualora il Titolare intenda trattare i Dati Personali per finalità diverse rispetto a quelle previste al precedente art. 3, si impegna a fornire, prima di tale ulteriore trattamento, adeguate informazioni in merito a tali diverse finalità e di effettuare tale ulteriore trattamento nel rispetto della normativa vigente raccogliendo ove necessario il Suo specifico consenso.

La presente Privacy Policy è stata aggiornata il 10 Novembre 2025.