Noleggio bus: tre giorni per un preventivo, quando arriva

Nel noleggio bus il tempo medio tra l'invio di una richiesta di preventivo e la risposta dell'operatore è di circa tre giorni. È una media che comprende anche chi risponde in un'ora, e che non conta le richieste rimaste senza risposta, una quota consistente del totale.

Chi organizza un viaggio di gruppo si prepara a discutere il prezzo. Molto raramente si prepara ad aspettare così a lungo per conoscerlo.

Tre giorni per operatore, molti di più per il viaggio

Il dato preso da solo sembra sopportabile. Diventa un problema quando si considera come funziona davvero una ricerca.

Nessuno chiede un preventivo a un solo operatore. Se ne contattano tre o quattro, perché un numero isolato non dice se il prezzo sia ragionevole. Da quel momento la decisione non dipende più dalla prima risposta ricevuta, ma dal momento in cui ne arrivano abbastanza da poterle confrontare. Con una media di tre giorni per risposta, quel momento arriva parecchio più avanti.

Il conteggio poi riparte a ogni chiarimento. Quanti bagagli ci sono, se il rientro è previsto nella stessa giornata, se l'orario di partenza può slittare: ognuna di queste domande apre un nuovo scambio di email, con i suoi tempi. Un preventivo apparentemente semplice attraversa spesso due o tre giri completi prima di trasformarsi in un numero definitivo.

Va aggiunto l'effetto del fine settimana. Una richiesta inviata giovedì pomeriggio, nella pratica, inizia a essere lavorata il lunedì successivo.

Perché un preventivo bus richiede tempo

I tempi lunghi si spiegano guardando il lavoro che c'è dietro, che è più consistente di quanto sembri dall'esterno.

Un preventivo per il noleggio bus non si legge da un listino, va costruito ogni volta. L'operatore deve verificare se in quella data specifica ha un mezzo libero della capienza richiesta, se ha un autista assegnabile rispettando i limiti di guida e i tempi di riposo obbligatori, e deve calcolare il percorso effettivo. Nel percorso rientrano anche i chilometri a vuoto, cioè quelli necessari per portare il bus dal deposito al punto di partenza del gruppo e per riportarlo indietro alla fine, che possono pesare molto sul totale.

Nella maggior parte delle aziende di trasporto questo lavoro lo fa una persona sola, quasi sempre la stessa che nella giornata sta gestendo i turni degli autisti, gli imprevisti sui viaggi in corso e i gruppi già partiti. Le richieste di preventivo sono l'unica cosa sulla sua scrivania che non corrisponde ancora a un impegno preso, e per questo finiscono in coda rispetto a tutto il resto.

Il settore lavora con strumenti pensati per gestire i viaggi confermati. Rispondere in tempo reale a chi sta ancora valutando è una funzione che quegli strumenti non hanno mai avuto.

Cosa succede alla disponibilità nel frattempo

L'attesa non è tempo neutro, perché la disponibilità dei mezzi si consuma mentre passa.

Nei periodi di picco i bus liberi in una data precisa si esauriscono nell'arco di giorni. Nelle settimane centrali della primavera, quando migliaia di istituti scolastici cercano lo stesso tipo di mezzo negli stessi giorni, il margine è ancora più stretto.

Si crea così una situazione in cui l'attesa peggiora la posizione di chi aspetta. Si passano tre giorni ad attendere una risposta che comunica l'assenza di disponibilità, e in quei tre giorni si è persa la possibilità di rivolgersi a qualcun altro mentre i mezzi c'erano ancora.

Cosa cambia con un preventivo istantaneo con Quotabus

Su Quotabus il preventivo compare mentre si sta ancora descrivendo l'itinerario. Non in giornata e non entro sera, ma nel momento stesso in cui si inseriscono i dati del viaggio.

La differenza più rilevante però riguarda quello che succede dopo. Spostando l'orario di partenza si vede subito come cambia il prezzo. Lo stesso vale cambiando la data, aggiungendo una tappa o provando il rientro il giorno successivo. Ogni ipotesi costa pochi secondi invece di giorni, e questo significa che le ipotesi si possono davvero verificare tutte, invece di accettare la prima soluzione disponibile.

Inoltre, nessuna richiesta di preventivo resterà senza risposta con un preventivo istantaneo.

Un problema di latenza

Il noleggio bus ha soprattutto un problema di tempi di risposta.

Tutte le informazioni necessarie a produrre un preventivo esistono già oggi. Le flotte sono note, i turni degli autisti sono pianificati, i percorsi si calcolano, i costi sono determinabili. Il dato è distribuito fra centinaia di aziende, ciascuna con i propri metodi e i propri fogli di calcolo, e quasi tutte raggiungibili solo tramite email o telefono.

Manca il livello software che renda tutto questo interrogabile in tempo reale. E Quotabus lo ha creato.

Puoi costruire il tuo preventivo su Quotabus, ricevere il prezzo istantaneamente e vedere come cambia al cambiare dell'itinerario.