Chiudere a settembre, organizzare ad agosto
Settembre è uno dei mesi più densi dell'anno per il trasporto di gruppo. Riaprono le scuole, ripartono le trasferte aziendali, tornano fiere, congressi e campionati.
Tutto questo si organizza ad agosto. Che è il mese in cui il settore risponde di meno.
Due calendari che non si incontrano
Chi deve chiudere un viaggio per metà settembre lavora nelle settimane centrali di agosto. È il momento in cui si definiscono date, numero di partecipanti, orari e budget.
Dall'altra parte, molte aziende di trasporto in quelle stesse settimane hanno l'ufficio ridotto o chiuso. Chi si occupa dei preventivi è in ferie insieme a tutti gli altri.
Il risultato è prevedibile: una richiesta inviata a metà agosto riceve una risposta a settembre. Nel frattempo la data si avvicina, e quando le risposte arrivano tutte insieme la disponibilità per le prime settimane del mese si è già ridotta.
C'è un paradosso, in questo. Ad agosto i mezzi ci sono, perché scuole, aziende e fiere sono ferme e la domanda di autobus è al minimo dell'anno. È il periodo in cui sarebbe più facile trovare un bus libero per settembre. Ed è lo stesso periodo in cui è più difficile ottenere una risposta.
Perché ogni modifica richiede tempo
Vale la pena spiegare da dove nasce la lentezza, perché non dipende da poca disponibilità di chi lavora nel settore.
Cambiare un dettaglio di un viaggio non significa aggiornare un numero su un documento. Significa rifare tre verifiche.
- Il mezzo: con il nuovo orario o la nuova data, quel bus è ancora libero oppure è già impegnato altrove.
- L'autista: le ore di guida e i riposi obbligatori sono vincoli di legge, e uno spostamento di poche ore può rendere un turno non più assegnabile.
- Il percorso: una tappa in più cambia i chilometri, il tempo di servizio e a volte l'accessibilità della strada per un mezzo da 12 metri.
Ogni modifica è un ricalcolo completo. Quando lo fa una persona, richiede tempo, e la persona deve essere presente. Quando quella persona è in ferie, il ricalcolo non avviene affatto.
Cosa cambia con la modifica autonoma di Quotabus
Su Quotabus l'itinerario si costruisce e si modifica dalla piattaforma, senza inviare richieste a nessuno.
Si sposta l'orario di partenza, si cambia la data, si aggiunge una tappa, si aggiornano i partecipanti. Il sistema rifà le verifiche e restituisce il prezzo aggiornato mentre stai ancora modificando.
Il preventivo comprende mezzo, autista, chilometri a vuoto, pedaggi e parcheggi. Alcune voci, come gli accessi ZTL o il pernottamento dell'autista sui viaggi di più giorni, si definiscono quando l'itinerario è confermato, perché dipendono dal percorso finale. Compaiono sempre prima del pagamento.
La parte che conta ad agosto è che il comportamento non cambia mai. Il 12 agosto alle nove di sera funziona come un martedì di ottobre. Un sistema automatico non va in ferie, e questo pesa soprattutto nei periodi in cui tutto il resto rallenta.
L'effetto si vede anche fuori da agosto
La conseguenza più interessante non riguarda le emergenze, riguarda la normalità.
Quando ogni modifica costa giorni di attesa, quasi nessuno la chiede. Si accetta il primo preventivo compatibile con il budget e si chiude, perché verificare un'ipotesi costa più tempo di quanto potrebbe far risparmiare.
Quando invece la modifica costa pochi secondi, le ipotesi si provano. Si scopre che partire alle nove invece che alle sette cambia il prezzo, che togliere una tappa lo cambia ancora, che spostare il rientro al giorno successivo a volte conviene e a volte no.
La flessibilità nel trasporto di gruppo è sempre esistita. Erano i tempi di risposta a renderla inutilizzabile.
Il punto
Un settore in cui ogni decisione passa da una casella di posta eredita il calendario di chi quella casella la legge.
Le informazioni per rispondere ci sono già: disponibilità dei mezzi, turni degli autisti, chilometri, costi. Quando esistono dentro un sistema invece che dentro uno scambio di email, la risposta smette di dipendere dal periodo dell'anno.
Organizzare un viaggio di gruppo non dovrebbe avere periodi di chiusura.
Puoi costruire e modificare il tuo itinerario su Quotabus in qualsiasi momento, anche ad agosto.