Cerrar para septiembre, organizar en agosto
Septiembre es uno de los meses más intensos del año para el transporte de grupo. Vuelven a abrir los colegios, se reanudan los desplazamientos de empresa, regresan ferias, congresos y campeonatos.
Todo esto se organiza en agosto. Que es el mes en el que el sector menos responde.
Dos calendarios que no se encuentran
Quien tiene que cerrar un viaje para mediados de septiembre trabaja en las semanas centrales de agosto. Es el momento en el que se definen fechas, número de participantes, horarios y presupuesto.
Por el otro lado, muchas empresas de transporte tienen en esas mismas semanas la oficina con personal reducido o cerrada. Quien se ocupa de los presupuestos está de vacaciones junto con todos los demás.
El resultado es previsible: una solicitud enviada a mediados de agosto recibe respuesta en septiembre. Mientras tanto la fecha se acerca, y cuando las respuestas llegan todas a la vez la disponibilidad para las primeras semanas del mes ya se ha reducido.
Hay una paradoja en esto. En agosto los vehículos están, porque colegios, empresas y ferias están parados y la demanda de autobuses está en el mínimo del año. Es el periodo en el que sería más fácil encontrar un autobús libre para septiembre. Y es el mismo periodo en el que es más difícil obtener una respuesta.
Por qué cada modificación requiere tiempo
Vale la pena explicar de dónde nace la lentitud, porque no depende de la poca disposición de quien trabaja en el sector.
Cambiar un detalle de un viaje no significa actualizar un número en un documento. Significa rehacer tres comprobaciones.
- El vehículo: con el nuevo horario o la nueva fecha, ese autobús sigue libre o ya está comprometido en otro servicio.
- El conductor: las horas de conducción y los descansos obligatorios son requisitos legales, y un desplazamiento de pocas horas puede hacer que un turno ya no sea asignable.
- El recorrido: una parada más cambia los kilómetros, el tiempo de servicio y a veces la accesibilidad de la carretera para un vehículo de 12 metros.
Cada modificación es un recálculo completo. Cuando lo hace una persona, requiere tiempo, y esa persona tiene que estar presente. Cuando esa persona está de vacaciones, el recálculo directamente no se produce.
Qué cambia con la modificación autónoma de Quotabus
En Quotabus el itinerario se construye y se modifica desde la plataforma, sin enviar solicitudes a nadie.
Se desplaza la hora de salida, se cambia la fecha, se añade una parada, se actualizan los participantes. El sistema rehace las comprobaciones y devuelve el precio actualizado mientras todavía estás modificando.
El presupuesto incluye vehículo, conductor, kilómetros en vacío, peajes y aparcamientos. Algunas partidas, como los accesos a las ZTL (zonas de tráfico limitado) o el alojamiento del conductor en viajes de varios días, se definen cuando el itinerario está confirmado, porque dependen del recorrido final. Aparecen siempre antes del pago.
La parte que cuenta en agosto es que el comportamiento no cambia nunca. El 12 de agosto a las nueve de la noche funciona como un martes de octubre. Un sistema automático no se va de vacaciones, y eso pesa sobre todo en los periodos en los que todo lo demás se ralentiza.
El efecto se ve también fuera de agosto
La consecuencia más interesante no tiene que ver con las emergencias, tiene que ver con la normalidad.
Cuando cada modificación cuesta días de espera, casi nadie la pide. Se acepta el primer presupuesto compatible con el presupuesto disponible y se cierra, porque comprobar una hipótesis cuesta más tiempo del que podría ahorrar.
Cuando en cambio la modificación cuesta pocos segundos, las hipótesis se prueban. Se descubre que salir a las nueve en lugar de a las siete cambia el precio, que quitar una parada lo cambia otra vez, que trasladar el regreso al día siguiente a veces conviene y a veces no.
La flexibilidad en el transporte de grupo siempre ha existido. Eran los tiempos de respuesta los que la hacían inutilizable.
La cuestión
Un sector en el que cada decisión pasa por un buzón de correo hereda el calendario de quien lee ese buzón.
La información para responder ya está ahí: disponibilidad de los vehículos, turnos de los conductores, kilómetros, costes. Cuando existe dentro de un sistema en lugar de dentro de un intercambio de correos, la respuesta deja de depender del periodo del año.
Organizar un viaje de grupo no debería tener periodos de cierre.
Puedes construir y modificar tu itinerario en Quotabus en cualquier momento, también en agosto.