Alquiler de autobuses: tres días para un presupuesto, cuando llega

En el alquiler de autobuses, el tiempo medio entre el envío de una solicitud de presupuesto y la respuesta del operador es de unos tres días. Es una media que incluye también a quien responde en una hora, y que no contabiliza las solicitudes que se quedan sin respuesta, una parte considerable del total.

Quien organiza un viaje de grupo se prepara para negociar el precio. Muy pocas veces se prepara para esperar tanto tiempo antes de conocerlo.

Tres días por operador, muchos más para el viaje

El dato, por sí solo, parece soportable. Se convierte en un problema cuando se considera cómo funciona realmente una búsqueda.

Nadie pide presupuesto a un solo operador. Se contactan tres o cuatro, porque una cifra aislada no dice si el precio es razonable. A partir de ese momento, la decisión ya no depende de la primera respuesta recibida, sino del momento en que llegan suficientes como para poder compararlas. Con una media de tres días por respuesta, ese momento llega bastante más tarde.

Después, la cuenta vuelve a empezar con cada aclaración. Cuántos equipajes hay, si el regreso está previsto el mismo día, si la hora de salida puede moverse: cada una de estas preguntas abre un nuevo intercambio de correos, con sus propios tiempos. Un presupuesto aparentemente sencillo atraviesa a menudo dos o tres rondas completas antes de convertirse en una cifra definitiva.

Hay que añadir el efecto del fin de semana. Una solicitud enviada el jueves por la tarde, en la práctica, empieza a tramitarse el lunes siguiente.

Por qué un presupuesto de autobús requiere tiempo

Los plazos largos se explican mirando el trabajo que hay detrás, más consistente de lo que parece desde fuera.

Un presupuesto de alquiler de autobús no se lee en una lista de precios, hay que construirlo cada vez. El operador debe comprobar si en esa fecha concreta tiene un vehículo libre de la capacidad solicitada, si puede asignar un conductor respetando los límites de conducción y los tiempos de descanso obligatorios, y debe calcular el recorrido real. En el recorrido entran también los kilómetros en vacío, es decir, los necesarios para llevar el autobús desde la cochera hasta el punto de salida del grupo y para devolverlo al final, que pueden pesar mucho en el total.

En la mayoría de las empresas de transporte este trabajo lo hace una sola persona, casi siempre la misma que durante el día gestiona los turnos de los conductores, los imprevistos de los viajes en curso y los grupos ya salidos. Las solicitudes de presupuesto son lo único sobre su mesa que todavía no corresponde a un compromiso adquirido, y por eso quedan en cola respecto a todo lo demás.

El sector trabaja con herramientas pensadas para gestionar los viajes confirmados. Responder en tiempo real a quien todavía está valorando es una función que esas herramientas nunca han tenido.

Qué le pasa a la disponibilidad mientras tanto

La espera no es tiempo neutro, porque la disponibilidad de los vehículos se consume mientras pasa.

En los periodos de mayor demanda, los autobuses libres en una fecha concreta se agotan en cuestión de días. En las semanas centrales de la primavera, cuando miles de centros escolares buscan el mismo tipo de vehículo en los mismos días, el margen es aún más estrecho.

Se crea así una situación en la que la espera empeora la posición de quien espera. Se pasan tres días aguardando una respuesta que comunica que no hay disponibilidad, y en esos tres días se ha perdido la posibilidad de dirigirse a otro mientras todavía quedaban vehículos.

Qué cambia con un presupuesto instantáneo en Quotabus

En Quotabus el presupuesto aparece mientras todavía se está describiendo el itinerario. No en el día ni antes de la noche, sino en el mismo momento en que se introducen los datos del viaje.

La diferencia más relevante, sin embargo, tiene que ver con lo que ocurre después. Al mover la hora de salida se ve enseguida cómo cambia el precio. Lo mismo sucede cambiando la fecha, añadiendo una parada o probando el regreso al día siguiente. Cada hipótesis cuesta unos segundos en lugar de días, y eso significa que todas las hipótesis se pueden comprobar de verdad, en lugar de aceptar la primera solución disponible.

Además, ninguna solicitud de presupuesto se queda sin respuesta cuando el presupuesto es instantáneo.

Un problema de latencia

El alquiler de autobuses tiene sobre todo un problema de tiempos de respuesta.

Toda la información necesaria para producir un presupuesto ya existe hoy. Las flotas se conocen, los turnos de los conductores están planificados, los recorridos se calculan, los costes son determinables. El dato está repartido entre cientos de empresas, cada una con sus métodos y sus hojas de cálculo, y casi todas localizables solo por correo electrónico o por teléfono.

Falta la capa de software que haga todo esto consultable en tiempo real. Y Quotabus la ha creado.

Puedes construir tu presupuesto en Quotabus, recibir el precio al instante y ver cómo cambia al cambiar el itinerario.